قديم 04-26-2010, 02:58 AM   #1
-||[عضو فعال]||-
 
تاريخ التسجيل: Apr 2010
المشاركات: 72
معدل تقييم المستوى: 12
بوكابوس is on a distinguished road
افتراضي مهرات اداريه....


مهارات إدارية/ إن الأفكار التي ترد إلينا من خلال غالبية جلسات توليد الأفكار عادة ما تكون أفكار سطحية وتافهة وتفتقر إلى الواقعية ونادراً ما تكون مفيدة ومع ذلك فإن عملية تجميع الأفكار تشعر أولئك الذي لا يتميزون بالإبداع أن لهم إسهامات ملموسة و أن الآخرين يصغون إليهم, سبق لنا جميعاً أن حضرنا تلك الإجتماعات المتوالية التي تتملىء بأشخاص يكتبون بشكل غير منظم وقوائم مكتوبة على ظهر مظروف خطاب أو من وحي اللحظة وقد تظهر فيها مفاجآت غير متوقعة في سير العمل, وربما تتميز بقلة المعلومات وغياب التركيز وتشتت الانتباه.
يجب عليك عقد اجتماعات بوصفك مديراً و أن تجعل هذه الاجتماعات فعالة, حدد مسبقاً الهدف من الإجتماع وتأكد أنك سوف تصل إلى هذا الهدف .
تعقد الأهداف بصفة أساسية لأربعة أهداف فقط :

• خلق ودمج فريق .
• إعطاء معلومات .
• توليد الأفكار ( واتخاذ القرارات ) .
• جمع المعلومات ( واتخاذ القرارات ) .
بعض الإجتماعات تأخذ شكل أو أكثر من هذه الأشكال ولكن عليك أن تنتبه و أن تجعل هذا هدفاً تسعى لتحقيقه فإذا كان الهدف من الإجتماع هو توصيل المعلومات على القيام بذلك ثم مغادرة المكان على الفور أما إذا كان الاجتماع متعلقاً بمعلومات تريدها فهذا يعد نوعاً مغايراً من الإجتماعات ومن ثم له أهداف مغايرة وعليك أن تدرك أن بعض من هذه الاجتماعات يعقد لإتاحة الفرصة لأعضاء الفريق لمقابلة بعضهم البعض وإيجاد نوع من التفاعل الإجتماعي بينهم وزيادة معرفة بعضهم البعض وكذلك رؤيتك وأنت تقوم بدورك الحقيقي كمدير للفرق .

- حدد مسبقاً الهدف من الإجتماع وتأكد أنك تحقق هذا الهدف .
إذا أردت أن يكتب النجاح للإجتماعات التي تعقدها فعليك أن تمسك بزمام الأمور جيداً حيث لا يوجد مجال للتهاون الديمقراطي هنا, فأنت المدير وأنت المسئول وهذه هي خلاصة الأمر, وحتى تكون فعالاً يجب عليك ألا تترك فرصة لأحد لكي يستغرق في الذكريات وأن يتحدث على نحو غير مترابط أو أن يسهب في الحديث أو أن يرفض السكوت يجب أن تكون هذه الاجتماعات سريعة و أن يكون الانتهاء منها بأسرع ما يمكن .
لا تقم بأي شيء أخر أبداً وإذا كان هذا الشيء مهماً فلابد أن يكون مدرجاً في أجندة الإجتماعات و إذا لم يكن مدوناً فيها فلا يجب التطرق إلية مطلقا,ً .أعقد هذه الاجتماعات في نهاية اليوم وليس في بدايته حيث يكون الجميع متلهفاً على الانصراف إلى المنزل وهذا ما يجعل الإجتماع قصيراً أما في بداية النهار يكون لدى الجميع وقت طويل للكلام والاستطراد بعيدا عن الموضوع ولكن بالطبع إذا كان الهدف من الإجتماع هو خلق نوع من الترابط بين أعضاء الفريق فإنه يمكن عقد هذا الإجتماع وبشكل يعلوه المرح في بداية العمل. حدد الاجتماعات التي يمكنك القيام بها عن طرق البريد الإلكتروني والتليفون والفيديو المرئي ( و استبعاد أي شخص غير ضروري ) . ابدأ الإجتماعات في الوقت المحدد لها مع عدم الانتظار لأي فرد. ولا تكرر شيء لم حضر متأخراً أبداً. إذا كان قد فاتهم شيء فإنه يمكنهم الحصول علية من الآخرين بعد انتهاء الإجتماع وسوف يلقنهم ذلك درساً بأن يأتوا في الموعد المحدد في المرة القادمة وهناك نصيحة مهمة لا تحدد موعد الإجتماع في تمام الساعة بل قل دائماً 3.10 بدلاً من الساعة الثالثة ستجد أن فريق العمل أصبح أكثر انضباطا في المواعيد إذا التزمت بتلك الطريقة.

- قم بإدارة الاجتماع عن طريق توزيع المهام


عليك أن تحدد من يقوم بتسجيل وقائع الإجتماع وتأكد من أنهم من أنهم يقومون بذلك على الوجه الذي يرضيك ولست في حاجة لأن تكون متسلطاً أو عدوانياً بهذا الشأن كل ما عليك أن تكون حازماً وودوداً وممتلكاً لزمام الأمور تماماً .تأكد من أن كل نقطة تم تدوينها في مذكرة الاجتماعات قد انتهت ووضعت لها خطة عمل لأن عدم وجود خطة عمل أو قرار معناه أن الإجتماع كان مجرد دردشة. إذا أصبحت الإجتماعات كبيرة أكثر من ستة أفراد فابدأ في تقسيمهم إلى لجان واجعل كل لجنة توافيك بالتقارير.وأهم من ذلك كله أن تحفظ هذه القواعد عن ظهر قلب, إن كل الإجتماعات لابد أن يكون لها هدف محدد وفي نهاية الإجتماع يجب أن تكون قادراً على الحكم على مدى وصولك إلى هذا الهدف من عدمه و لا تنسى أيضا أن عقد الإجتماعات على مقاعد غير مريحة ( أو وقوفاً ) يسرع من وتيرة الأمور بشكل ملحوظ .


- اجعل الإجتماعات ممتعة
أعتقد أنة عندما كنت تشق طريقك حتى تصل إلى المنصب الذي تشغله حالياً كان عليك أن تمر بعدد لا حصر له من الاجتماعات كانت جميعها مملة وفي منتهى الكآبة و الآن يجب كسر هذه القاعدة بشكل ما و أنا أعتمد عليك في أن تكسر هذه العادة فلابد من وضع نهاية للطرق القديمة للاجتماعات و أنت الشخص المناسب لأداء هذه المهمة .لنجعل هذه الاجتماعات ممتعة.
الآن وقبل أن ندخل في الموضوع أذكر نصيحة قرأتها في مكان ما : بشكل عام عليك أن توزع خمس قطع منى النقود المعدنية على خمس أشخاص لكل فرد في الإجتماع وعندما يريدون الحديث كان عليهم أن يدفعوا قطعة من تلك النقود وبمجرد أن ينفقا ما معهم يكون قد أنتهي دورهم وليس من حقهم قول أي شيء أخر . والمفترض أن هذا التصرف سوف يجعل الناس في منتهي الحذر فيما يقولون بسبب عدم رغبتهم في إهدار ما معهم من عملات على توافه الأمور , أو ليس هذا ممتعاً ؟ ربما , ولكنة أيضاً سوف يكسبك سمعة بأنك أحمق أو قائد غير كفء لإدارة الإجتماع مثلما ستؤدي إلى نفس النتائج اقتراحات أخرى مثل :


• الملابس المغرية .
• تناول الطعام أو الشراب (إلا إذا كان وقت تناول الغذاء ففي هذه الحالة لن يكون ذلك ممتعاً أو إذا اصطحبت الفريق إلى أحد المطاعم أو الملاهي وساعتها لن يكون إجتماعاً بل سيكون جلسة تعارف أو تعبير عن شكر)
• الألعاب والفوازير وجميع أنواع المسابقات .
• عمل مفاجآت بسيطة مثل وضع شوكولاته تحت المقعد
• استخدام عصا الكلام
• تغطية العيون .
• إسناد رئاسة الإجتماع لأصغر عضو فيه .كل هذه الأشياء إشاعة الهزل والسخرية وإفساد الإجتماع والحماقة البالغة فلا تقربها .
إذن كيف يمكنك إضفاء روح المرح على الإجتماعات دون أن تبدو مثل الممثل الكوميدي؟ حسناً في البداية إن الفكاهة لا تعني أن تكون سخيفاً أو أحمق أو غير لطيف .إن روح المرح تعني ألا تكون متجهماً و أنت تعطي الآخرون فرصة لكي يعبروا عن أنفسهم ويقدموا إسهاماتهم إن المتعة معناها السماح للآخرين بأن يشاركوا في الأشياء التي تضحكنا دون التجهم في وجوههم وهي أيضاً أن يرووا فصصاً أو يقولوا نكات والتي من شأنها أن تلطف جو الحوار ( على أن تعرف متى يمكنك القول لنعد لعمل مرة أخرى ) إن المرح معناه أن يكون لديك المرونة الكافية لكي يدلي الآخرون باقتراحاتهم بمكان وكيفية عقد الإجتماع ربما هناك حجرة إجتماع كبيرة في المؤسسة هل يمكنك عقد الإجتماع هناك ؟ أو الاجتماع في الهواء الطلق إذا كان الجو جميلاً ".
إن المدير الواثق في نفسه وأفصد أنت يمكن أن يتحلى بالمرونة لأنة هادئ ومستريح الأعصاب ولدية الثقة في نفسه أما المدير التجهم فهو شخص مذعور لأنه يشعر بعدم الأمان ويسعى إلى التعامل الجاف وذلك لتعويض نقص الثقة التي يعاني منه.


بوكابوس غير متواجد حالياً   رد مع اقتباس
إضافة رد

أدوات الموضوع

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة
Trackbacks are متاحة
Pingbacks are متاحة
Refbacks are متاحة



الساعة الآن 05:52 PM.


Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2021, Jelsoft Enterprises Ltd.
المقالات أو المشاركات أو الآراء المنشورة في شبكة منتديات برق بأسماء أصحابها أو بأسماء مستعارة لا تمثل بالضرورة الرأي الرسمي لشبكة برق بل تمثل وجهة نظر كاتبها.